Ausnutria: documentmanagement, contractmanagement en meer structuur én snelheid
De uitdaging
Jos Witteveen is bedrijfsjurist bij Ausnutria. ‘Veiligheid van onze producten staat bij ons altijd voorop, we produceren immers voeding voor baby’s en kinderen’, legt hij uit. Ausnutria heeft te maken met de strenge wet- en regelgeving van veel verschillende landen voor de productie. Om aan al deze wetten en regels te voldoen, is een team opgezet dat hier iedere dag aan werkt: het team Legal. Jos: ‘Daarnaast heeft Ausnutria natuurlijk ook met heel veel andere juridische zaken te maken. Denk aan de inkoop van grondstoffen zoals melk, maar ook vitaminen en mineralen. En natuurlijk verkoopovereenkomsten met onze afnemers en distributeurs.’
Toen Jos vijf jaar geleden begon bij Ausnutria, werden de juridische documenten, zoals notariële akten, statuten, verzekeringspolissen en vergadernotulen door het Finance team beheerd. ‘Alles was keurig weggezet in mappen op de directory. Andere teams hadden ook hun eigen wijze van opslag voor hun documenten. Als je wist wat je moest hebben én waar je moest zoeken, werkte dat wel. Maar het was niet ideaal,’ vertelt Jos. ‘We zochten naar één plek om alle juridische documenten, zoals contracten maar ook vergunningen, statuten van de groepsvennootschappen, aandeelhoudersovereenkomsten en meer op te slaan. Alles moest op één plek weggezet worden. En het was belangrijk te borgen dat collega’s documenten (en dus informatie) eenvoudig en snel konden raadplegen.’
De oplossing
Qalumma + Ausnutria
‘We hebben uitgebreid overleg gehad met één van de Business Architecten van Qalumma over onze wensen en wat Qalumma voor ons zou kunnen betekenen’ vertelt Jos.
In eerste instantie ging alleen het Legal Team aan de slag met het platform. Er werd een Power of Information sessie gehouden, waarin de informatiestructuur werd vastgelegd. Jos licht toe: ‘Tijdens en na de Power of Information sessie heb ik meegedacht over de inrichting van het platform. Ons streven was: zorgen dat alle documentatie veilig en juist weggezet kon worden, eenvoudig terug te vinden was én dat de juiste persoon getriggerd zou worden wanneer er actie van hem werd verwacht. Dat kan, met de notificaties van Qalumma. We wilden eerst kijken hoe Qalumma werkte voor het Legal team. Daarna hebben we het platform ook uitgerold naar andere teams binnen onze organisatie.’
Anders denken en anders doen
Er werken nu ruim 110 werknemers van Ausnutria met Qalumma. En naast documentatie is ook het contractmanagement ondergebracht bij Qalumma. Hierdoor krijgt de juiste collega, op het juiste moment, een seintje om in actie te komen. Dat kan met Qalumma allemaal binnen één platform.
Ook wordt momenteel het ‘customer form’ van Ausnutria in Qalumma ondergebracht. Jos: ‘Bij een nieuwe klant hoort een onboarding-proces en daar komen veel acties bij kijken. Voorheen maakten we dit formulier in een Excelsheet, dat via e-mail van de ene naar de andere collega ging. Zo kon input geleverd worden en moest akkoord worden gegeven. Door dit bij Qalumma onder te brengen, borgen we dat dit proces op een gestructureerde en efficiënte manier verloopt. En dat de alle informatie op het juiste moment, bij de juiste persoon, terecht komt,’ vertelt Jos.
Jos: ’De overstap naar Qalumma heeft ons veel opgeleverd. We kunnen onze documenten snel terugvinden en hebben onze archivering en contractmanagement op orde. Nog steeds zijn er regelmatig uitdagingen. Maar we zien dat Qalumma heel flexibel is. En de dienstverlening en service van het platform zijn erg goed: wanneer één van de teams een vraag heeft, kunnen we direct terecht bij Qalumma. De Business Architect die al sinds de start van Qalumma en Ausnutria betrokken is, snapt waar we mee bezig zijn en kent inmiddels onze business.’ Hij vervolgt: ‘Qalumma is geen standaard kant-en-klaar pakket, maar het is ‘customized’ op basis van onze input.’ Daarmee gaat Qalumma een stap verder om tot het beste resultaat te komen. ‘Dat is écht de kracht van Qalumma!’
De impact
Ausnutria is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een omvangrijk bedrijf waar alleen al in Nederland bijna duizend mensen werken. Jos: ‘Als je zo’n groot bedrijf bent dat in veel landen actief is, dan kan het niet zo zijn dat je een document niet kunt vinden of daar lang naar moet zoeken. Maar dát probleem is sinds Qalumma verleden tijd. We hebben door Qalumma één centraal opslagpunt, waarin we alle documentatie terug kunnen vinden. We werken sneller en beter georganiseerd.’ En hoe nu verder? ‘De volgende stap is dat we Qalumma ook gaan implementeren bij onze buitenlandse teams, die binnen de Nederlandse groep horen. Zodat zij ook het gemak van Qalumma gaan ervaren.’