Tijdswinst, uniformiteit en duidelijkheid in de dossiers van DBC door Qalumma
Lilian Ouwerkerk en Hiske Pierik
Directeur (Lilian) en backoffice medewerker (Hiske)
De uitdaging
Cliëntdossiers zijn veelomvattend en kosten vaak veel administratieve tijd, zo ook bij DBC. Van aanmelding van een cliënt tot beheer van het elektronisch dossier: hier zijn vele handelingen en actiepunten bij betrokken. En binnen al deze handelingen gelden strenge wetten en regels, bijvoorbeeld op het gebied van privacy. Want niet iedereen mag zomaar elk dossier inzien. ‘Dit zorgde voor grote administratieve druk bij onze professionals,’ vertelt Lilian.
DBC werkte met meerdere softwareprogramma’s, bijvoorbeeld voor agendabeheer en beveiligde mailing. Lilian: ‘En we hadden een aparte beveiligde omgeving waarin ons gehele cliëntendossier stond. Doordat we met vier of vijf systemen werkten, was het heel arbeidsintensief om alles op orde te houden. En kon het gebeuren dat iemand niet de meest recente data had.’ Er was behoefte aan één platform voor alle dossiers, waaruit vanzelf workflow zou ontstaan.
De oplossing
Qalumma + DBC
Lilian was vanaf de ontwikkeling van Qalumma bekend met het platform. Maar pas na een aantal jaren – toen het platform was doorontwikkeld – is DBC écht in gesprek gegaan met Qalumma. ‘Doordat we een extra revalidatie-tak oprichtten en met nog meer systemen moesten gaan werken, zagen we in dat het anders moest. Onze professionals zijn opgeleid om zorg te verlenen. Wij vinden het belangrijk dat zij hier zo veel mogelijk tijd aan kunnen besteden. En dat de administratieve handelingen die zij moeten verrichten, effectief uitgevoerd kunnen worden. We hadden een programma nodig dat zo pragmatisch mogelijk ingericht werd, zodat er voor iedereen mee te werken was.’ En dat programma, werd Qalumma.
Hiske: ‘In Qalumma maken we dossiers aan op basis van aanmeldformulieren. De acties die hieruit volgen, worden direct bij de juiste personen gelegd.’ Op de vraag wat Qalumma daarnaast voor DBC doet, antwoordt Hiske: ‘Heel veel! Dossiers worden naar de juiste teams gestuurd, de cliënt ontvangt rapportages voor akkoord. En wanneer dit is gegeven, worden de rapportages vanuit Qalumma verzonden naar de betrokken partijen. En dat alles is geautomatiseerd door middel van filters, waardoor we de doorlooptijden goed kunnen bewaken. Qalumma is voor ons echt de rode draad voor onze dossiervorming en administratie.’
Anders denken en anders doen
De professionals die werken bij DBC, hebben dankzij Qalumma minder te maken met de administratielast. ‘Het levert ze écht tijdswinst op,’ vertelt Lilian. Hiske vervolgt: ‘Dat komt onder andere doordat alleen het inhoudelijke deel van de rapportage nog bij de behandelaar ligt. Met hulp van Qalumma pakt het backoffice-team de opvolging op. Dat ontzorgt de professionals ontzettend!’
Door alle collega’s te trainen, kan iedereen binnen DBC nu werken met Qalumma. ‘Sinds ongeveer één jaar merken we dat Qalumma écht voor ons werkt,’ vertelt Lilian. Ze vervolgt: ‘We wilden best wat lastige elementen kwijt in Qalumma. Bijvoorbeeld automatisch mailen, dat middels een beveiligde mailomgeving moet gebeuren. Dat lukt niet zomaar; dat proces heeft tijd nodig.’ DBC kan voor vragen en aanpassingen terecht bij een contactpersoon van Qalumma. Hiske: ‘Qalumma is een toegankelijk platform. En doordat het ingerichte proces 100% DBC is, is het herkenbaar voor iedere gebruiker. Als we ergens tegenaan lopen, nemen we contact op met onze contactpersoon bij Qalumma. Het is dan meestal diezelfde dag nog geregeld!’
De impact
Lilian en Hiske: ‘Qalumma heeft ons veel tijdswinst opgeleverd, het heeft uniformiteit gebracht en het schept duidelijkheid.’ Lilian vervolgt: ‘What you see is what you get, Qalumma is echt maatwerk op basis van ons eigen proces en systeem. En er zijn onwijs veel mogelijkheden!’