Getec: van een scala aan systemen naar één vaste werkwijze binnen één platform
De uitdaging
Als business controller voor logistiek houdt Rik zich binnen Getec met name bezig met de ‘cijfers’ achter de logistieke processen die binnen GETEC PARK.EMMEN plaatsvinden. Oftewel: hij stroomlijnt logistieke processen, zorgt dat facturen op tijd de deur uitgaan en ziet toe dat de omzetdoelstellingen voor iedereen helder zijn. Maar hij is ook verantwoordelijk voor meerdere kleinere afdelingen, zoals het bedrijfsrestaurant, industriële reiniging en de toegangscontrole. Een dynamische portefeuille, maar tot voor kort eigenlijk té dynamisch. Want al die afdelingen werkten met een scala aan eigen systemen.
Rik: ‘Om één lijn te trekken, hebben we altijd gezegd: ‘We gebruiken uitsluitend de software van SAP. Mits…’ En van die mits was inmiddels sprake. We wilden eigenlijk voor alle kleinere afdelingen met één systeem werken, maar al die afdelingen hebben zeer verschillende werkzaamheden. En SAP zelf aanpassen voor elke behoefte bleek erg lastig. We zouden er telkens een programmeur voor moeten inhuren en daarmee werd die optie erg kostbaar. Om die reden besloten we toch verder te kijken. Maar het volgende systeem wat we tegenkwamen, STS, bleek ook niet flexibel. Wat we wilden werd geprogrammeerd, maar vervolgens wijzigingen aanbrengen kon ook niet zomaar. Met Qalumma zouden we wél alle kanten op kunnen, tegen een erg betaalbare prijs.’
De oplossing
Qalumma + Getec
Anders dan andere systemen start Qalumma niet bij functionaliteit, maar bij de informatie die omgaat in een proces. Om van daaruit te focussen op de taken binnen het proces, op eenvoud en hanteerbaarheid. Volgens die principes is Qalumma inmiddels ingericht voor de kleinere afdelingen onder Riks beheer. ‘De informatiestructuur is voor alle afdelingen hetzelfde. Ongeacht de dienst is er immers altijd sprake van kosten, een order, referenties en een klant. Dat werkt bij alle afdelingen zo. Qalumma heeft die informatiestructuren samengebracht in één centrale informatiebron. Er is één klantenbestand en dat is voor iedereen beschikbaar, er is één orderoverzicht en dat is ook beschikbaar voor iedereen. Uiteraard werken niet alle diensten op dezelfde manier, maar ze maken wel gebruik van dezelfde, eenduidige informatie. Alle losse Excel- en Dos-bestanden zijn inmiddels verleden tijd.’
Door de inzet van Qalumma is er nu voor het eerst een eenduidige werkwijze voor alle afdelingen, die tegelijkertijd aansluit bij de behoefte van elke gebruiker. ‘Qalumma heeft aan de ‘voorkant’ tijdens een Power of Information sessie in kaart gebracht welke specifieke informatie omgaat in de diverse processen. Maar ook uit welke taken onze bedrijfsprocessen bestaan en wat de informatiebehoefte per taak is. Het fijne van zo’n sessie is dat deze direct inzichtelijk maakt wat de wensen zijn en hoe deze vertaald moeten worden naar het Qalumma platform. Onze medewerkers zijn erg tevreden over hoe het platform zich aanpast aan elke taak en elke workflow.’
Anders denken en anders doen
Taakgerichte informatievoorziening vergt een andere manier van denken en doen, en daardoor overzicht, merkt Rik op. ‘Sommige medewerkers hebben alleen de focus op hun eigen taak, maar kennen het totaalplaatje niet. Maar uiteindelijk maak je met z’n allen onderdeel uit van een proces. Om alle taken en rollen goed op elkaar af te stemmen, heb je iemand nodig die de processen goed kent en er overal voor zorgt dat het gestroomlijnd loopt.’ Binnen Getec is Rik dat, maar hij staat er niet alleen voor. ‘In feite kunnen we alles zelf inregelen, maar we hebben daar niet altijd de tijd voor. Als we een nieuwe behoefte hebben, maar geen tijd, regelt Qalumma dat voor ons.’
Zo is Getec Nederland inmiddels stap voor stap verder aan het automatiseren. Na toegangscontrole, restauratieve dienstverlening en industriële reiniging volgde transport. ‘Onze chauffeurs registreren hun lading en bestemming via een tablet en Qalumma maakt automatisch een order aan met benodigde informatie.’ Maar er zijn nog veel meer toepassingen te verzinnen. ‘Sinds kort schrijven we ook de uren bij industriële reiniging in Qalumma. Er zijn nog zaken die wij nog via een webapplicatie regelen, maar dat kan net zo goed digitaal via Qalumma.’
De impact
Rik: Qalumma is voor ons vooral een gebruiksvriendelijk (registratie)systeem dat we flexibel kunnen inzetten op diverse werkprocessen. Met ook nog eens een gunstiger prijsmodel dan andere systemen: op basis van verbruik en met een kostenplafond per dag. We zijn erg tevreden over het overzicht dat we nu dankzij Qalumma wél hebben.’