Hoe MBS Groep steeds sneller én makkelijker werkt
De uitdaging
Als IT-verantwoordelijke voor de hele MBS Groep weet Maarten als geen ander waar zijn collega’s tegenaan lopen en waar ze behoefte aan hebben. Maar waar hij zelf tegenaan liep: software die de productie efficiënter maakt, beperkte hem juist om andere afdelingen te helpen. Hij vertelt: ‘Zo zijn er al weinig softwarepakketten voor aansturing van de productie van prefab betonelementen. Bovendien zijn de meeste zo gespecialiseerd dat ze alleen daarop zijn gericht. Dat maakte het lastig om ook aan verzoeken van ondersteunende afdelingen, zoals HR, tegemoet te komen. Voordat je het weet heb je te maken met tal van verschillende pakketten voor elke afdeling. Dat werkt niet.’
De oplossing
Qalumma + MBS Groep
In zijn zoektocht naar een oplossing kwam Maarten uit bij Qalumma. Wat hem met name overtuigde: ‘Hoe met informatie wordt omgegaan. Qalumma analyseert welke informatie relevant is binnen onze processen en richt op basis daarvan éénmalig de enkelvoudige informatiebron in. Vervolgens put elke gebruiker bij elke taak uit één en dezelfde bron. Én met elke taak wordt nieuwe relevante informatie toegevoegd. Daardoor weten we zeker dat iedereen op dezelfde manier met de juiste en meest actuele informatie werkt. Daarnaast vonden we het een groot voordeel dat we het platform naar behoefte zelf kunnen inrichten.’
De eerste toepassing, een online personeelsomgeving, richtte Qalumma in voor MBS Groep. Maar inmiddels heeft Maarten tal van andere toepassingen zelf ontwikkeld: van werkplekinspectie, gereedschapsbeheer tot wagenparkbeheer. ‘Uiteindelijk begrijp ik beter dan wie dan ook waar onze business behoefte aan heeft. Daarom wilde ik graag zelf nieuwe toepassingen kunnen creëren. Ik heb één dag meegelopen met Marcel bij Qalumma. Hij liet me zien hoe alles aan de ‘achterkant’ werkt; met alle rollen, rechten, taken en triggers. Vervolgens ben ik gewoon aan de slag gegaan. Qalumma is enorm flexibel en ontzettend goed uitgedacht, maar heeft daardoor ook een eigen logica. Nu ik die zie, kan ik alle kanten op. En anders kan ik altijd even bellen.’
Anders denken en anders doen
De nieuwe manier van denken heeft binnen MBS Groep op tal van plekken tot een efficiëntere manier van werken geleid. Als voorbeeld noemt Maarten het wagenparkbeheer. ‘Elke werkmaatschappij hield op eigen wijze een lijst bij van voertuigen: van wie erin rijdt, een apk-planning en weer een ander registreerde de bijtelling. Ik heb onderzocht welke informatie nodig is, deze informatie verzameld en daarmee een nieuwe toepassing gecreëerd. Nu doet Qalumma het werk. Iedereen registreert op dezelfde manier, onze administratie beschikt altijd over de juiste informatie en wanneer actie nodig is, geeft het systeem een melding.’
Er zijn zelfs toepassingen ontstaan voor vragen waarvan collega’s nog niet eens wisten dat ze die hadden. Zo kan HR tegenwoordig gegevens van een sollicitant automatisch laten omzetten in een arbeidscontract. Maar inmiddels heeft de IT-manager zich gestort op een grotere revolutie. ‘Ik heb alle Excel-sheets binnen de hele organisatie opgevraagd, zodat we deze stap-voor-stap kunnen automatiseren. We waren gewend om allemaal onze eigen documenten bij te houden. Tussen alle versies zie je op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer. Dat is binnenkort verleden tijd.’
De impact
Maarten: ‘De informatiestructuur is uitgedacht en één keer ingericht. Sindsdien kunnen we die informatie voor ons laten werken op tal van verschillende manieren. We weten zeker dat we altijd met de juiste informatie werken. En met elke taak die we verrichten groeit de informatiebron. Kortom: hoe meer we Qalumma gebruiken, hoe meer kansen ontstaan om ons werk sneller en makkelijker te maken. Zonder dure updates en zonder dat onze processen stil komen te liggen. Je merkt aan alles dat er aan de voorkant ontzettend goed over nagedacht is.’