Dankzij Qalumma heeft Progress meer grip op het salesproces en een transparant en overzichtelijk kennismanagement
De uitdaging
Binnen Progress zit heel veel kennis van het gehele farmaceutische proces. ‘We hebben grofweg drie dienstgebieden,’ vertelt Oscar Smit, CEO bij Progress. ‘De eerste tak is de engineering; de nieuw- en verbouw van cleanrooms en productie installaties ten behoeve van de bereiding van farmaceutische middelen.’ Binnen deze tak begeleidt Progress klanten die een nieuw product willen produceren of een bestaand product willen aanpassen. Oscar vervolgt: ‘Daarnaast doen we alles rondom kwaliteitssystemen, om klanten te helpen aan de wet- en regelgeving te voldoen die in onze industrie komt kijken. Onze consultants zijn zowel op de hoogte van de Nederlandse en Europese, als de mondiale wet- en regelgeving.’ De laatste tak van Progress is product- en procesontwikkeling. ‘Wij hebben de kennis en expertise in huis om klanten te begeleiden met het ontwikkelen van, het registreren en het op de markt brengen van hun product,’ vertelt Oscar.
Door de verschillende expertises, heeft Progress consultants met veel expliciete kennis in dienst. ‘Waar de één alles weet van productontwikkeling, heeft de ander weer alle kennis over het bouwen van faciliteiten,’ licht Oscar toe. ‘We hadden behoefte om de kennis die we in huis hebben, te ontsluiten én te delen met elkaar,’ vervolgt hij. Dat komt met name door de grote groei die Progress heeft doorgemaakt. ‘Enkele jaren geleden kon de director sales direct overleggen met de director operations of er iemand met bepaalde kennis beschikbaar was. Deze manier van werken kon tot een bepaalde grootte prima, maar op een gegeven moment werkte dat niet meer.’ Progress had behoefte aan een andere manier van kennisdelen, waarbij ook recente ervaringen vastgelegd worden en met elkaar worden gedeeld. ‘Zo kan de ervaring van een collega, anderen helpen bij een andere opdracht.’
Wat Progress ook merkte, was dat ze door een flinke groei van het bedrijf workflow in het salesproces en in personeelsmanagement misten. ‘Hierdoor hadden we niet altijd voldoende door wanneer evaluaties plaats moest vinden. We misten triggers.’
De oplossing
Qalumma + Progress
Per toeval kwam Progress bij Qalumma terecht. ‘We hebben na het eerste contact een demo gehad van Qalumma via Teams. Wat ons vooral aansprak in het platform was het snel kunnen aanpassen op de behoefte die er is,’ vertelt Oscar. Sinds begin 2022 werkt Progress met Qalumma. Oscar: ‘We gebruiken Qalumma nu voor de kennisdeling in het salesproces. Het werkt zo: vanuit Exact, ons boekhoudprogramma, laden we kansen in Qalumma en dan kunnen we filteren op de personen die voldoen aan de kwalificaties voor deze kans.’ Op korte termijn wil Progress ook voor de kennisdeling tussen consultants onderling met Qalumma werken. ‘Maar we wachten daarmee tot er een mobiele applicatie beschikbaar is,’ vertelt Oscar. Intussen bouwt Progress wel functionaliteiten in, in Qalumma. Oscar: ‘Dat is ook het mooie van Qalumma, die flexibiliteit. Zo hebben we diverse contactmomenten ingebouwd waarbij we een trigger ontvangen om een check-up te doen bij onze consultants. En drie maanden voor het eind van een opdracht volgt weer een trigger om zijn of haar ambities te bespreken. Op deze manier zijn we veel meer bezig met de ontwikkeling van onze mensen dan in het verleden. Bijhouden in Excel hoeft niet meer; dit kan nu in Qalumma.’
Anders denken en anders doen
‘Qalumma is een veilige applicatie,’ vertelt Oscar. ‘Ik ben zuinig op de klantdata en wil niet dat het zomaar ergens belandt. Met Qalumma houd ik de controle,’ vervolgt hij.
Het platform Qalumma wordt bij Progress beheerd door Oscar en een collega van de afdeling sales. ‘We hebben beide de administratie-training gevolgd. Mijn ervaring is nu dat als je een beetje kunt programmeren of formules kunt maken in Excel, dat je dan ook in Qalumma overweg kunt,’ vertelt hij. En mochten er dan toch problemen zijn of mocht het platform een foutmelding geven, kun je snel hulp van Qalumma verwachten. ‘De respons is heel snel, het team van Qalumma anticipeerde heel snel op veranderingen of wijzigingen. Hierdoor kregen we de ondersteuning die we nodig hadden.’
Dankzij Qalumma heeft Progress op verschillende functionaliteiten workflow gecreëerd; er worden triggers verzonden wanneer actie vereist is. Zo heeft Progress ook ingesteld dat ze een trigger ontvangen wanneer een project bijna afgerond is. ‘Dan vindt de procesevaluatie plaats. Een klant kan dan tijdig aangeven of ze een opdracht willen verlengen. Hierdoor hebben we veel meer grip op dit salesproces.’
De impact
Tot slot vertelt Oscar: ‘Qalumma is down to earth, dat spreekt mij aan. Ze hebben een no-nonsense mentaliteit en zijn heel transparant in hun manier van werken. We zijn een relatie met Qalumma aangegaan en deze werkt heel goed. Nu is het nog wachten op de nieuwe mobiele applicatie die Qalumma ontwikkelt, om nog meer van de functionaliteiten van Qalumma te gebruiken.’