Van rondslingerende briefjes bij Poppies Bakeries naar één overzicht van onderhoudswerk
De uitdaging
Binnen de voedingsmiddelenindustrie is voedselveiligheid een cruciale factor. Om consumenten onbezorgd te laten genieten, retailers de garantie te bieden op een veilig product en te voldoen aan de wet- en regelgeving. Niet voor niets is het ook een belangrijke factor binnen Poppies Bakeries. Het bedrijf draagt als bewijs meerdere kwaliteitskeurmerken, waaronder het prestigieuze Britse BRC. Om die keurmerken te mogen blijven voeren, moet het op elk moment kunnen aantonen aan de kwaliteitseisen te voldoen.
‘Een onderdeel daarvan is een onderhoudsplan en het bewijs dat we ons hieraan houden,’ legt Gerard uit. ‘We moeten tot in detail gedocumenteerd hebben wanneer storingen zijn opgetreden, hoe we die hebben verholpen, wanneer we zelf preventief onderhoud hebben uitgevoerd en met welke partijen we een onderhoudscontract hebben afgesloten. Al deze informatie moet op elk moment volledig en actueel zijn: er zijn ruim 20 audits per jaar en elke instantie hanteert weer andere richtlijnen. Dit hielden we min of meer nog bij op bonnen (die slecht of niet werden ingevuld) en in een Excel-document, terwijl de richtlijnen alleen maar strenger werden.’
De oplossing
Qalumma + Poppies Bakeries
Hij ontdekte dat het vinden van één oplossing nog niet zo makkelijk was. ‘Er zijn heel veel onderhoudspakketten, maar die zijn allemaal veel te groot voor waar ik het voor wil gebruiken. Daarbij moet je licenties kopen en heb je elke keer een upgrade waar je tegenaan zit te hikken. Het kost gewoon klauwen met geld voor dat kleine stukje wat je maar nodig hebt. Toen moest ik ineens aan Qalumma denken, dat ik kende van mijn vorige werkgever. Wat me was bijgebleven: de eenvoud van het systeem en de focus op de juiste informatie die nodig is om een taak te doen. Dat we het platform konden inrichten zoals bij ons past en het voordelig in gebruik is, gaf de doorslag.’
Inmiddels is er dankzij Qalumma een centraal overzicht over de laatste onderhoudsstatus van 275 verschillende machines. Gerard richtte zelf het systeem in, inclusief de gegevens van al die machines. ‘Het vullen was inderdaad wel een behoorlijke klus. Maar ik heb nu wel al 1000 werkorders op één centrale plek staan. Het zit er per machine allemaal in: van storingsmeldingen tot aan oplossingen, onderhoudswerkzaamheden, onderhoudskosten én wie elke taak heeft uitgevoerd. Ik kan aan elke taak ook een werkbon of factuur koppelen, en zelfs werkinstructies en werktekeningen. Dit alles betekent dat we op machineniveau kunnen sturen op prestatie.’
Anders denken en anders doen
Overstappen op Qalumma, betekende overstappen op een nieuwe werkwijze. Dat had wel wat voeten in de aarde, legt Gerard uit. ‘De collega’s waren het ‘bonnenboekje’ nog gewend. Voorheen bestond een melding uit een briefje op het bureau van de monteur, of een mailtje. Die meldingen werden regelmatig over het hoofd gezien. En dan werd het een ‘welles-nietes’. Met Qalumma gaat een melding altijd naar de juiste persoon, die dan weet welke actie er op zijn takenlijst staan. Heel makkelijk en iedereen zag de voordelen wel. Maar collega’s zagen een nieuwe werkwijze aanleren ook als iets extra’s.’
Inmiddels groeit de werkwijze stap voor stap toe naar het niveau zoals de manager het voor ogen heeft. ‘Niemand kan meer zeggen dat een melding niet is doorgegeven. Al moet de manier waarop we de meldingen doorgeven en opvolgen nog beter. Maar bedenk dat drie mensen van de technische dienst, drie teamleiders en twaalf inpakkers (in ploegendienst) op één nieuwe manier moeten leren denken en werken. De één is daar nu eenmaal meer bedreven in dan de ander. Wat het voor ons makkelijker zou maken, is dat we de meldingen niet alleen via de computer kunnen afhandelen, maar ook via mobiel of tablet. Die mogelijkheid biedt Qalumma gelukkig binnenkort.’
De impact
Gerard: ‘Dankzij Qalumma hebben we nu het inzicht wat we zochten. We kunnen het platform zelfs op meer manieren toepassen dan eerst bedacht. Zo haal ik trends uit het historisch overzicht en kan ik per machine op tijd inschatten wanneer vervanging nodig is. Vervolgens beschik ik over de gefundeerde onderbouwing die nodig is voor de investeringsaanvraag. We krijgen een steeds beter beeld van de toepassingsmogelijkheden, zodat we volgende stappen kunnen zetten.’